Pendahuluan
Sebagai seorang menajer dalam memimpin suatu Perusahaan ataupun Organisasi tentu memiliki program-program yang akan diterapkan, yang tujuannya akan memajukan Perusahaan yang dipimmpin. Inovasi seperti ini, sebagai perunahan tentunya memerlukan berbagai strategi dalam perubahan dalam perusahaan.
Dengan demikian manajer yang sedang memimpin sebuah perusahaan ataupun organisasi, dapat menempuh meyakinkan perubahan kearah kebaika dalam perusahaan atau organisasi yang dipimpinnya. Cara-cara apa yang harus dilakukan agar tidak meninbulkan gejolak, karena biasanya untuk merubah suatu tradisi pada perusahaan yang telah berjala sangatlah sulit.
Dengan mengidentifikasi suatu pertanyaan-pertanyaan yang perlu dijawab sebagai permasalahan yang akan dihadapi seperti :
- Bagaimana meyakinkan pihak terkait bahwa saat ini perlu segera dilakukan perubahan terhadap perusahaan/organisasi?
- Bagaimana anda melakukan perubahan?
- Bagaimana anda melakukan komunikasi secara efektif kepada pihak terkait tentang perubahan yang anda lakukan?
- Bagaiman anda menentukan pilihan terhadap agen perubahan yang akan membantu melaksanakan perubahan?
Pembahasan :
A. Bagaimana meyakinkan pihak terkait bahwa saat ini perlu segera dilakukan perubahan terhadap perusahaan/organisasi?
Sebagai seorang manajer atau pemimpin perusahaan upaya meyakinkan pihak terkait bahwa saat ini perlu segera dilakukan perubahan terhadap perusahaan/organisasi yang dipimpin dapat dengan cara sebagai berikut :
Langkah pertama yaitu Inventarisasi permasalahan untuk mendapatkan identivikasi permasalahan yang sedang, akan dan nanti, yang akan dihadapi sebelum merencanakan perubahan yaitu :
- Dengan menerapkan teori hieraki Kebutuhan (Abraham Maslow) inti dari teori Maslow adalah kebutuhan itu tersusun dalam bertuk hierarci. Tingkat kebutuhan paling rendah adalah kebutuhan fisiologis dan tingkat tertinggi adalah kebutuhan realisasi dari (self actualization needs).(Perilaku Keorganisasian, Organization Behavior, Perspektif Organisasi Bisnis edisi kedua, Manahan P.Tampubolon, 2008:88)
2. Sebagai manajer/pimpinan perusahaan/organisasi dapat memberikan keyakinan kepada orang-orang yang terlibat, atau yang berada di dalam lingkungan perusahaan/organisasi karena mempunyai pengaruh atas jabatan yang diembannya. Perubahan kearah yang lebih baik adalah merupakan kewajiban yang sangat dibutuhkan oleh karena kelangsungan hidup ataupun pertumbuhan perusahaan/organisasi tergantung pula oleh kapasitas, kwalitas dan kapabelitas seorang yang memimpinnya.
Langkah ke kua yaitu Perencanaan Perubahan yaitu :
1. Dengan demikian manajer yang baik atau sebagai pemimpin yang baik, merupakan orang yang pertama mengerti situasi dan kondisi yang sedang dihadapi oleh perusahaan/organisasi tersebut. Untuk memajukan dan menumbuh-kemnbangkan sebuah perusahaan/organisasi yang nantinya dapat bersaing dengan perusahaan/organisasi lainnya. Inovasi-inovasi yang mendorong ke arah kemajuan sangat dibutuhkan bagi seorang manajer/pemimpin baik yang bersifat inovatif ataupun yang bersifat radikal.
- Dengan menerapkan Fungsi komunikasi seperti :
a. Kendali : komunikasi bertindak untuk mengendalikan prilaku anggota dalam beberapa cara, setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh karyawan.
b. Motivasi : komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada para karyawan apa yang harus dilakukan bagaimana mereka bekerja baik dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika itu di bawah standar.
c. Pengungkapan emosional : bagi banyak karyawan kelompok kerja mereka merupakan sumber utama untuk interaksi sosial, komunikasi yang terjadi di dalam kelompok itu merupakan mekanisme fundamental dengan mana anggota-anggota menunjukkan kekecewaan dan rasa puas mereka oleh karena itu komunikasi menyiarkan ungkapan emosional dari perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.
d. Informasi : komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data guna mengenai dan menilai pilihan-pilihan alternatif (Robbins, 2002 : 310-311).
Langkah ke tiga Sosialisasikan tentang perubahan
1. Dengan demikian hal menyadarkan melakukan perubahan. agar perubahan yang dilakukan dapat dengan efektif dan efisien dengan mengumpulkan semua jajaran manajemen ataupun pejabat-pejabat strukturalnya untuk sosialisasi adanya perubahan–perubahan yang akan dilakukan dengan tujuan untuk perbaikan sebuah program kerja (kinerja) perusahaan/organisasi. Adapun perubahan ini adalah hal yang biasa karena situasi dan kondisinya yang selalu berubah seiring dengan berjalannya waktu atau pergantian waktu, sehingga dapat dilaksanakan secara penuh keyakinan dan tanggung jawab dalam hal program-program dan perubahan-perubahan yang terjadi.
2. Dalam hal perubahan ini sebaikknya dinegosiasikan atau dimintakan pendapat dari seluruh jajaran yang terkait yangmana gunanya untuk mendapatkan masukan yang memungkinkan untuk diikutkan dalam perubahan-perubahan.
Langkah ke empat Melakukan Perubahan
. Upaya melakukan segala yang sudah dipersiapan, direncanaan, dan ditargetkan atau tujuan yang akan dicapai dengan adaya perubahan merupakan hal yang sangat penting untuk diutarakan bahkan kalau bisa untuk dipresentasikan kemana arah perubahan yang akan dibawa baik resiko atas perubahan sudah menjadi pertimbangan, yang untuk dapat dievaluasi bersama dengan jajaran antisipasi sistem komunikasi yang inten agar fokus terhadap rencana perubahan yang akan sangat menjanjikan untuk kemajuan perusahaan/organisasi.
B. Bagaimana anda melakukan perubahan?
Cara cara melakukan perubahan dapat dijelaskan sesuai dengan keyakinan akan perbaikan jika diadakan perubahan karena situasi dan kondisi yang berjalan terus-menerus maka, untuk melakukan perubahan, seorang menajer/pimpinan organisasi dapat melakukan hal-hal sebagai berikut :
1. Merencanakan Perubahan sebelum perubahan digulirkan, maka pihak-pihak yang terkait langsung dengan perubahan yang akan dilakukan (misalnya : manajemen puncak, para manajer dan agen perubahan) perlu direncanakannya dengan matang, ini dapat dilakukan hal-hal sebagai berikut :
a. Melakukan analisa yang mendalam tentang ada tidaknya kebutuhan untuk melakukan perubahan di dalam perusahaan.
b. Merumuskan tujuan yang ingin dicapai dari perubahan dan dampak yag mungkin muncul dengan adanya perubahan.
c. Mengenali faktor-faktor yang dapat menghambat terjadinya perubahan dan cara mengatasinya.
d. Menyusun strategi yang tepat untuk menggulirkan perubahan.
e. Mempersiapkan parameter-parameter dan pendekatan-pendekatan yang akan digunakan untuk mengevaluasi perubahan.
1. Memperkenalkan apa saja yang akan berubah, baik dalam struktur organisasi ataupun cara mengelola perusahaan yang lebih efektif dan efisien agar dapat bersaing dengan perusahaan lainnya. Seperti perubahan job diskripsion pegawai/petugas-petugas terkait. Dengan menyampaikan informasi yang benar adalah penting. Dalam situasi karyawan yang relatif terpelajar seperti sekarang, serta dengan adanya jaman internet, informasi bisa didapat di mana saja.
Ketika pimpinan puncak menyampaikan informasi separo-separo, karyawan akan mengetahuinya. Sekali karyawan mengetahui pimpinan menyembunyikan sesuatu, mereka cenderung tidak akan mendukung perubahan itu.
2. Terapkan dan buat kesepakatan baru terhadap perubahan, untuk menguatkan akan terjadinya suatu perubahan, tentunya hal-hal kearah yang lebih baik, maka dibutuhkan komitmen yang kuat dari setiap jajaran manajemen. Disamping hal ini juga dapat manajemen puncak di perusahaan perlu dibekali dengan pengetahuan mengenai pengelolaan perubahan.
Mengundang pakar perubahan untuk mendiskusikan mengenai pengelolaan perubahan yang tepat, dapat menjadi salah satu alternatif. Alternatif lainnya dalam penerapan sebagai penyempurna bisa juga dengan mengadakan studi banding ke perusahaan-perusahaan yang telah berhasil mengelola perubahan.
3. Menjalankan hal-hal yang baru, dengan adanya kesepakatan harus pula didukung dengan tugas dan tanggungjawab yang disesuaikan dengan perubahan tersebut. Begitu pula para pimpinan bidang-bidang lainnya, baik di tingkat direktur, divisi atau departemen dan para pelaksana perubahan lainnya harus bekerja sama dalam sebuah tim yang solid dalam melaksanakan perubahan ini.
Dengan demikian akan dapat meningkatkan dukungan terhadap perubahan yang digulirkan dan mencegah terjadinya resistensi terhadap perubahan.
4. Memonitoring program-program kerja agar terus meningkat, sangatlah perlu dilakukan untuk dapat berjalannya suatu perubahan, dan untuk memastikan bahwa proses perubahan dapat berlagsung sesuai dengan rencana, maka resistensi yang muncul harus dapat diatasi.
Untuk mengatasi terjadinya resistensi terhadap perubahan yang mungkin dapat diaplikasikan dalam perusahaanAdapun hal-hal yang menyebabkan terjadinya resistensi terhadap perubahan, menurut Robbins (2000) dan Kreitner & Kinicki (2001), adalah sebagai berikut:
a. Kebiasaan
b. Ketakutan terhadap munculnya dampak yang tidak diinginkan
c. Faktor-faktor ekonomi
d. Tidak adanya kepercayaan dalam situasi kerja
e. Takut mengalami kegagalan
f. Hilangnya status atau keamanan kerja
g. Tidak ada manfaat yang diperoleh dari perubahan
5. Mengawal perubahan, Inventarisir terakhir untuk evaluasi kekurangan-kekurangan untuk ditambahkan sebagai bahan evaluasi perubahan berikutnya. Atau perbaikan-perbaikan berkelanjutan. Untuk sebuah perusahaan/organisasi apakah berjalan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai atau tidak, bahkan ada kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam melakukan perubahan ini perlu segera diluruskan atau ditindak lanjutkan.
C.Bagaimana anda melakukan komunikasi secara efektif kepada pihak terkait tentang perubahan yang anda lakukan?
Adapun usaha yang dilakukan dalam mengadakan perubahan tentu perlunya menjaga target yang telah dicanangkan, untuk hal tersebut menajer/pimpinan organisasi haruslah melakukan komunikasi secara efektif kepada pihak terkait tentang perubahan yang di lakukan adalah hal-hal sebagai berikut :
1. Sosialisasi tentang perubahannya, ini dilakukan dengan mengkomunikasikan, didalam proses komunikasi ada beberapa elemen kunci yangharus diperhatikan seperti, berpikir,pencatatan,menyalurkan, merasakan, menguraikan dan pemahaman agar dapat meyakinkan seluruh jajaran dalam perusahaan/organisasi sehingga tidak banyak menemukan hambatan dalam melakukan perubahan. peran atasan langsung yang demikian besar, tidak mampu menepis keraguan atas informasi yang tidak akurat. Jadi jika anda ingin melakukan perubahan organisasi anda, jujurlah kepada karyawan. Setelah itu, ajaklah para atasan untuk mendukung anda. Caranya mendukung adalah dengan mereka mengajak para bawahannya untuk mendukung perubahan.
2. Komunikasi dalam perusahaan/organisasi dapat dilakukan:
a. Komunikasi formal
Merupakan jalur komunikasi resmi dengan rantai komando atau hubungantugas dan tanggung jawab yangjabatannya dalam perusahaan/organisasi. Seperti komunikasi keatas ke bawah dapat dijelaskan sebagai berikut:
- Komunikasi ke atas dan ke bawah yaitu komunikasi manajerial merupakan usaha untuk mengatasi setiap permasalahan yang memiliki karakteristik yang berbeda-beda.
- Komunikasi ke atas ke bawah dapat memberikan informasi tentang kondisi perusahaan, sebagai pertimbangan untuk mengambil keputusan
- Komunikasi ke atas ke bawah merupakan pengarahan, mengendalikan bawahan, merupakan filter dan atasan jika ada instruksi yang mungkin tidak jelas, yang kemudian dapat diterima secara langsung oleh bawahan.
- Komunikasi kesamping merupakan komunikasi antara bagian untuk mengatasi kegiatan yang tidak rutin, untuk koordinasi jika dibutuhkan tenaga ahli, serta untuk mengatasi hubungan yang membingungkan antara sesama bagian.
b. Komunikasi Informal
Merupakan jalur komunikasi tidak resmi di lingkungan maupun diluar organisasi, tetapi masih berkaitan dengan fungsi tidak langsung para pimpinan oraganisasi, seperti penggunaan internet, internet dan grapevine
Grapevine adalah komunikasi individu kepada individu, yang menjalin kerjasama komunikasi di antara mereka. Yang tidak termasuk dalam aturan organisasi. Grapevine biasanya terbentuk karena adanya kesamaan kepentingan, bersifat kedaerahan (etnik), kolompok (clan) hobi yang sama atau keyakinan yang sama. Jadi grapevin bisa membentuk opini positif dan negatif. (Perilaku Keorganisasian, Organization Behavior, Persfektif Organisasi Bisnis, Edisi Kedua, Manahan P.Tampubolon, 2008:104-106).
3. Menerapkan teori agenda setting dalam ilmu komunikasi, setting agenda untuk menempuh perubahan memang diperlukan agar lebih mudah dan memperlancar segala yang menjadi penghambat. Pertemuan dengan rapat-rapat dalam pembahasan yang penting tentang jalannya perubahan perusahaan/organisasi.
4. Menggunakan teori uses gratifikation, teori inipun dapat dipergunakan untuk kelancaran jalannya perubahan. Dimana kebutuhan dan keinginan dan kemampuan haruslah diselaraskan.
5. Bisa dengan face to face, pendekatan secara langsung dengan masing-masing individu sangat ampuh hal seperti ini akan lebih mendapat respon positif yang aktual, dan akurat karena berhadapan langsung dengan orang-orang yang diajak berubah. Karena dukungan individu-individu masing-masing karyawan akan berpengaruh besar jika membentuk berkelompok, ini bisa pula menjadi faktor penghambat perubahan. Michael Burgoon dan Michael Ruffner dalam bukunya Human Communiation, A Revisian of Approaching Speech/ Comumunication, disebutkan:
(the face-to-face interaction of three or more individuals, for a recognized purpose such as information sharing, self-maintenance, or problem solving, such that the members are able to recall personal characteristics of other members accurately)
interaksi tatap muka dari tiga atau lebih individu guna memperoleh maksud atau tujuan yang dikehendaki seperti berbagai informasi, pemeliharaan diri atau pemecahan masalah sehingga semua anggota kelompok dapat menumbuhkan karateristik pribadi anggota lainnya dengan akurat .
6. Terakhir pembahasan yang tak kalah pentingnya adalah Menentukan agen perubahan yang sanggup memenuhi apa yang sudah ditargetkan dalam perubahan-perubahan itu. Kapabelitas, kapasitas dan kemampuannya haruslah dipertimbangkan.
D. Bagaiman anda menentukan pilihan terhadap agen perubahan yang akan membantu melaksanakan perubahan?
Pemilihan agen perubahan tidak kalah pentingnya dapat dengan cara menentukan pilihan terhadap agen perubahan yang akan membantu melaksanakan perubahan adalah sebagai berikut:
1. Melihat visi misi perusahaan, dalam memilih agen perubahan yang tepat haruslah disesuaikan dengan agen yang memiliki kompetensi yang sesuai dengan tujuan perusahaan/organisasi yaang telah ditetapkan oleh perubahan perusahaan/organisasi yang kita pimpin. Berusaha memilih agen perubahan yang potensial
2. Mempertimbangkan kapasitas dan kapabilitas agen perubahan, kapasitas dan kemampuan agen perlu diperhatikan untuk mengindari atau meminimais hambatan-hambatan yang ada dalam menentukan perubahan yang akan dijalankan dengan. Memberi bantuan untuk memecahkan masalah yang dihadapi perusahaan/organisasi.
3. Keahlian dari agen perubahan atau ketepatan frofesinya sesuai dengan kegiatan perusahaan/organisasi, dalam pemilihan agen perlu mendapat perhatian dan menjadi pertimbangan tersendiri, seperti : keterampilan pengetahuan dan pengalaman dibidang perusahaan/organisasi yang sesuai, akan membantu sepenuhnya dimanat mempermudah pekerjaan agen perubahan dalam bekerjasama.
4. Mengikutsertakan Orang-orang yang akan terlibat dalam suatu perubahan harus secara aktif dalam hal menentukan problem apa yang sedang dihadapi, mereka harus berpartisipasi dalam hal mencari solusi problem dan dalam actionnya agen, mengawali tindakannya dengan jalan mengumpulkan informasi tentang problem, potensi, perubahan yang dinginkan dari para anggota organisasi yang ada.
5. Tetapkan kriteria-kriteria yang dimiliki oleh agen perubahan. Untuk memudahkan dalam penunjukan agen perubahan, dan pemilihan alternatif. Alternatif harus dievaluasi dan dibandingkan untuk menghasilkan yang paling menguntungkan atau keunggulannya dan paling sedikit kekurangan-kekurangannya, agar tujuan perusahaan atas perubahan dapat tercapai.
6. Reputasi dari agen perubahan. Ini dapat menjadi perhatian agar dapat lebih dipercaya oleh semua pihak. Bersifat terfokus pada problem yang dihadapi. Sang agen perubahan secara obyektif mencari problem-problem, dan tipe problem yang dihadapi akan mendeterminasi tipe tindakan perubahan.
7. Terjadilah perubahan seperti:
¿ Perubahan individu
a. Fisiologis
b. Psikologis
c. Sosiologis
¿ Perubahan Kelompok/organisasi
d. Struktur
e. Norma/sistem tata nilai
f. Kepemimpinan
¿ Perubahan masyarakat/sosial
g. Kebudayaan/norma/tata nilai
h. Stratafikasi sosial
i. Proses sosial
Referensi/bahan bacaan :
Little John, S.W. 1995. Theories of Human Communication (nine edition). Wadsworth publishing Company, Belmont California
Manahan P.Tampubolon, 2008 Perilaku Keorganisasian, Organization Behavior, Perspektif Organisasi Bisnis edisi kedua, PT Ghalian Indonesia, Jakarta
McQuail, 1987, Teori Komunikasi Massa: Suatu Pengantar, Jakarta: Erlangga
Mulyana, D dan Rahmat, J. 2000. Komunikasi Antar Budaya. PT. Remaja Rosdakarya. Bandung
Werner J. Severin & James W. Tankard, 2001, Communication Theories: Origins, Methods, & Uses in the Mass Media, ed. 5th, penerj. Sugeng Hariyanto, Addison Wesley Longman Inc
Tidak ada komentar:
Posting Komentar